Perusahaan kelas dunia memiliki prinsip-prinsip dasar untuk memastikan organisasinya bertumbuh secara konsisten, berorientasi pada kepuasan stakeholders, dan tentunya memenangkan persaingan. Sukses perusahaan merupakan langkah panjang, dengan dukungan top management.

Berikut ini 8 prinsip management system versi [x a t r i o .info]:

  1. Tentukan obyektif perusahaan yang jelas, dapat diukur, dan mencakup hal-hal yang vital bagi organisasi. Sasaran tersebut harus dikenal baik oleh seluruh organisasi dan mudah untuk dimonitor secara visual. Ada baiknya sasaran tersebut berorientasi jangka panjang dan memiliki kontribusi terhadap sosial.
  2. Standarkan proses kerja yang memiliki dampak langsung terhadap pencapaian sasaran. Standar proses ini juga wajib diketahui oleh pihak-pihak yang terlibat didalamnya.
  3. Pastikan selalu tersedia bukti / catatan kerja yang menunjukkan bahwa standar proses pada prinsip no. 2 sudah dilakukan.
  4. Kontrol Internal dalam bentuk cek secara random terhadap proses yang sedang dijalankan apakah sudah sesuai standar yang disepakati atau tidak. Kontrol ini dilakukan oleh tiap atasan dalam organisasi kepada timnya.
  5. Tindakan untuk Ketidaksesuaian. Ketidaksesuaian artinya hal-hal yang tidak diharapkan dan menyebabkan sasaran tertentu tidak tercapai. Organisasi anda harus siap untuk melakukan perbaikan atas ketidaksesuaian yang terjadi pada saat itu juga. Misalnya jika ada kesalahan dalam produksi atau layanan, maka kejadian tersebut wajib diselesaikan dan dicatat. Sehingga permasalahan yang muncul dapat dianalisa akar masalahnya dan ditemukan solusinya.
  6. Evaluasi kinerja, analisa akar masalah, dan tindakan perbaikan. Sasaran organisasi dievaluasi secara rutin, dan untuk sasaran yang tidak tercapai harus dilakukan analisa akar masalah. Dengan menemukan akar masalah, organisasi anda dapat menetapkan langkah perbaikan sebagai dasar rencana kerja selanjutnya sebelum menyusun rencana-rencana kerja baru lainnya. Dan pada periode mendatang, rencana perbaikan dan kerja ini kembali dievaluasi dan seterusnya.
  7. Tindakan Pencegahan melalui identifikasi atas hal-hal yang memiliki probabilitas kejadian dan juga dampak yang besar terhadap kelangsungan perusahaan. Dengan mengetahui potensi masalah, organisasi anda dapat mempersiapkan langkah-langkah yang diperlukan dan dapat langsung dijalankan untuk menghindari resiko tersebut.
  8. Kompetensi SDM harus memadai dan mampun menunjang implementasi prinsip-prinsip di atas. Kompetensi wajib dibangun melalui program induksi ataupun training, dan wajib dimonitor untuk memastikan bahwa kompetensi yang dimiliki masih konsisten.

Prinsip 1 – 8 merupakan prinsip yang berjalan secara terus menerus, karena sasaran perusahaan pastinya akan dievaluasi, dan jika terjadi tentunya akan diikuti perubahan proses yang diperlukan, dan demikian seterusnya. Sehingga Prinsip 1 – 8 berjalan sebagai motor peningkatan berkesinambungan.

8 prinsip di atas juga perlu ditunjang oleh Prinsip tambahan mengenai Manajemen Produk / Layanan yang akan dibahas secara terpisah.

Pada dasarnya 8 Prinsip yang disampaikan di atas merupakan intisari dari penerapan ISO 9001:2000. Namun masih banyak yang salah dalam memahami esensi dari ISO tersebut, sehingga banyak organisasi yang justru terjebak dalam sistem dokumentasinya. Pendekatan 8 prinsip ini adalah untuk membantu mengoptimalkan implementasi ISO 9001:2000 sehingga tidak salah arah.

Dengan menarapkan prinsip-prinsip di atas secara konsiten, organisasi anda telah siap bersaing secara global. Namun perlu diingat, bahwa Managemen System ini hanya merupakan salah satu alat. Totalitas dalam pengelolaan bisnis yang menjadi fondasi sukses implementasi.

Advertisements