Jika membayangkan bahwa ISO 9001:2000 merupakan suatu ke-kaku-an organisasi, maka paradigma tersebut sudah jelas salah. Karena dibalik semua itu ISO 9001:2000 mengajak semua pelaku usaha baik pemilik maupun pengelola di dalamnya untuk bersama-sama melakukan improvisasi yang berorientasi kepada kepuasan pelanggan.

Memang tidak murah namun juga tidak mahal untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2000. Semua tergantung tujuan awalnya, apakah hanya untuk gaya-gayaan perusahaan, ataukah syarat untuk memenangkan tender, atau memang ada itikad dari top management untuk membentuk organisasi yang excellent.

Contents

3 Hal utama yang ditekankan dalam ISO, yaitu: Compliance, Continuous Improvement,  dan Risk Management. Dimana semuanya mengarah kepada tujuan untuk kepuasan pelanggan.

Isi dari Klausul ISO 9001:2000 antara lain:

  1. Ruang Lingkup
  2. Referensi Normatif
  3. Istilah dan Definisi
  4. Sistem Manajemen Mutu
    • Tersedianya kebijakan mutu organisasi, sistem kendali dokumen dan catatan.
  5. Tanggung Jawab Manajemen
    • Komitmen top management dan penunjukan personel sebagai “Management Representatif” atau penanggung jawab organisasi terhadap sistem manajemen mutu.
  6. Manajemen Sumber Daya
    • SDM yang kompeten
  7. Realisasi Produk
    • Tersedianya perencanaan yang jelas, persyaratan dari pelanggan, penanganan vendor, pengukuran yang jelas, dan mekanisme aliran produk yang jelas.
  8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
    • Adanya alat ukur untuk monitor standar mutu, dan dilakukannya analisa terhadap akar masalah, serta pelaksanaan peningkatan berkesinambungan dan juga tindakan pencegahan.

Framework ISO 9001:2000

iso-framework

Tahapan Implementasi

Untuk secara praktis menerapkan nilai-nilai yang terkandung pada ISO 9001:2000, berikut ini tahapannya:

  1. Organisasi haruslah memiliki kebijakan mutu, ini sebagai komitmen organisasi untuk menerapkan ISO 9001:2000 di lingkungan kerjanya.
  2. Organisasi perlu men-definisi-kan sasaran mutu yang ingin dicapai. Singkatnya ini semacam Scorecard organisasi, misalnya sasaran penjualan, profit, efisiensi biaya, kepuasan pelanggan, dan sebagainya.
  3. Untuk aktivitas-aktivitas yang terkait langsung dengan inti bisnis yang dijalankan, pastikan ada prosedur tertulisnya dengan jelas. Dokumen ini biasanya dalam bentuk SOP (Standard Operating Procedure) atau WI (Working Instruction).
  4. Dan untuk memastikan prosedur tersebut sudah dijalankan sebagaimana mestinya, pastikan ada catatan atau bukti kerja yang juga terdokumentasi.
  5. Dua jenis dokumen yang sudah disebutkan di atas itu harus terkendali yang diatur oleh SOP juga, tujuannya supaya user yang menggunakan dokumen tersebut tidak bingung jika ada update dokumen.
  6. Tiap hal yang tergolong ketidaksesuaian (Non-Conformance), harus ada langkah-langkah penanggulangannya. Ibaratnya jika ditemukan suatu proses yang tidak sebagaimana mestinya, maka langkah apa yang harus dilakukan saat itu juga.
  7. Organisasi secara rutin harus melakukan evaluasi atas pencapaian sasaran mutu. Dalam evaluasi tersebut dibahas sasaran apa saja yang dicapai dan mana yang tidak capai. Untuk sasaran yang tidak capai, maka harus dilakukan analisa akar masalah. Dan untuk tiap akar masalah harus dibuat langkah perbaikannya.
  8. Untuk skala yang lebih besar, dalam hal ini perusahaan maka evaluasi di atas dikenal dengan istilah “Management Review”.
  9. Untuk memastikan bahwa semua proses dilakukan sesuai standar dan memenuhi klausul ISO 9001:2000, maka organisasi harus melakukan Audit Internal.
  10. Semua hal di atas tidak akan ada artinya jika tidak didukung oleh ketersediaan SDM yang handal. ISO mempersyaratkan bahwa tenaga kerja yang terkait langsung dalam pencapaian sasaran mutu harus mendapatkan pelatihan dan juga deskripsi tugas yang jelas. Sehingga mereka dapat menjalankan tugasnya dengan baik.

Kesimpulan

Sebaiknya dengan membaca secara utuh klausul-klausul dalam ISO akan lebih baik lagi untuk menyempurnakan implementasi ISO. Namun seperti yang dikatakan di awal, penerapan ini tidaklah sulit sebenarnya. Hanya dari proses yang sudah ada dirapikan dan distandarkan. Serta lebih ditanamkannya dan ditekankan budaya untuk selalu Comply, Continuous Improvement, dan juga Risk Management.

Hasil akhir yang akan diperoleh adalah pencapaian kinerja secara konsisten dan juga meminimalkan terjadinya resiko kerugian yang tidak perlu. Dan pelanggan pada akhirnya juga akan merasakan manfaatnya.

Advertisements