Order To Cash merupakan proses inti transaksi dalam suatu bisnis, karena proses di dalamnya dimulai dari Order data entry, verifikasi, penyiapan barang, pengiriman, pembuatan faktur, penagihan hingga penerimaan pembayaran.

Group Aktivitas utama dari Order To Cash (O2C / OTC) meliputi:

  1. Order Entry
  2. Outbound Delivery
  3. Invoicing
  4. Payment Collection

Di beberapa perusahaan seringkali memiliki detail aktivitas yang berbeda dari tiap group di atas. Dan beberapa di antaranya bahkan melibatkan terlalu banyak proses dan juga SDM yang mengerjakan.

Group aktivitas di atas tidak mencerminkan jumlah minimum SDM yang diperlukan dalam proses O2C. Sebagai ilustrasi: untuk sekala kecil misalnya order di bawah 30 PO per hari, mungkin hanya diperlukan 1-2 orang. 1 orang sebagai analyst, dan 1 lagi sebagai fungsi logistik. Bahkan seringkali fungsi logistik seperti pengiriman bisa di outsource dengan jasa transportasi. 1 orang yang sama melakukan order entry, penyiapan barang, pembuatan faktur, dan juga fungsi penagihan.

Obyektif dari proses O2C yang Lean adalah:

  1. Processing Time yang cepat. Waktu yang diperlukan dari awal hingga akhir (5 jam, 1×24 jam, dll)
  2. Kemampuan Order Tracking: Berapa order yang masuk, masih dalam proses, yang sudah terkirim, dan tercatat sebagai penjualan.
  3. Ketajaman Analisa Penjualan: berdasarkan customer group, wilayah, salesman, produk, perilaku pembelian, dan sebagainya.
  4. Produktivitas SDM, diperlukan berapa orang dalam O2C untuk melayani 100 order per hari.
  5. Comply dengan regulasi dan juga aman dari resiko kerugian.

Untuk mewujudkan proses O2C yang Lean dalam skala enterprise, maka langkah-langkah yang diperlukan:

  1. Pahami kebutuhan dari Customer yang bisa menjadi Daya Saing
  2. Membuat Value Stream Map yang menunjang kebutuhan Customer di atas, identifikasi total aktual waktu proses dan waktu yang “Tidak Perlu”.
  3. Menghilangkan aktivitas yang tidak perlu seperti : proses menunggu, pergerakan antar lokasi, perbaikan karena cacat, dan sebagainya.
  4. Membuat Standar Proses yang terdokumentasi
  5. Terus dilakukan improvement

Tantangannya:

  1. Organisasi merasa sudah “Lean”, sudah optimal, sehingga agak sulit untuk berubah.
  2. Merubah organisasi “Silo” menjadi Proses yang Cross Function. Artinya Process Owner harus memiliki understanding dan juga penguasaan proses dari awal hingga akhir.
  3. Pengetahuan akan business process yang efektif. Ini butuh pengalaman multi industri supaya tidak terjadi trial dan error saat implementasi.

What’s Next

Tidak perlu menunggu orang lain ataupun atasan apalagi Top Management untuk membuat inisiatif. Order To Cash seharusnya bisa berjalan sangat efisien, fungsi utamanya adalah pada analisa data yang bisa membantu proses pengambilan keputusan.

Dengan Lean Order To Cash:

  1. Proses lebih cepat
  2. Resource lebih optimal (cost effective)
  3. Hasil lebih maksimal
Advertisements