Bagaimana mengelola inventory / persediaan yang tepat?

Obyektif dari pengelolaan inventory adalah Memastikan inventory selalu tersedia dalam jumlah yang tepat, di waktu yang tepat, dan lokasi yang tepat.

Tantangan dalam mengelola inventory:

  1. Bagaimana melakukan estimasi inventory yang harus disediakan
  2. Berapa, kapan, dan dimana inventory harus disediakan
  3. Bagaimana jika ada ribuan jenis produk/sku/item yang harus dikelola
  4. Bagaimana jika aktual sales / konsumsi melebihi estimasi yang sudah dibuat sebelumnya

Untuk menjawab tantangan tersebut, bisa dimulai dengan membuat klasifikasi produk.

Jenis Klasifikasi Produk

Jika produk yang dikelola cukup banyak, maka membuat klasifikasi sangat penting. Klasifikasi produk bisa dibuat dengan berbagai pertimbangan:

  1. Stock Movement : Fast moving, slow moving, non moving
  2. Produk Pareto, small, Produk Fokus, ataupun Produk Baru
  3. Volume : Produk Bulk, Produk small pack
  4. Tingkat fluktuasi produk : relatif flat, fluktuatif
  5. Nilai produk: Mahal, menengah, murah

Klasifikasi produk akan menentukan strategy atau cara menetapkan inventory tersebut. Contoh:

  1. Komposisi produk slow dan non-moving bisa diminimalkan. Dibuatkan aturan jika dalam 6 bulan produk tidak bergerak, maka akan dimusnahkan atau dikembalikan ke supplier.
  2. Produk yang berfluktuasi namun masuk kategori pareto / fokus / baru, perlu disediakan inventory level lebih tinggi, misalnya saja 2x periode frekuensi pembelian.
  3. Produk yang berfluktuasi tidak perlu disimpan di tiap titik distribusi, melainkan bisa memaksimalkan lokasi penyimpanan pusat atau regional.
  4. Untuk produk bulk yang nilainya rendah, order quantity baik pengiriman maupun pembelian harus dimaksimalkan agar mencapai full truck load.
  5. Produk fokus, pareto, baru wajib tersedia dengan menyepakati inventory min dan max. Artinya jika sudah mencapai nilai min, harus segera di-replenish. Tidak perlu terpaku pada forecast.
  6. Produk yang mahal tidak perlu stok banyak, namun memerlukan frekuensi order yang lebih sering. Tujuannya supaya tidak terlalu banyak menghabiskan modal kerja berupa inventory. Tentunya dengan memastikan ketersediaan pasokan dari supplier atau produksi.
  7. Apapun klasifikasi produk-nya, kesamaannya adalah tiap produk harus bisa menampilkan rencana /estimasi kepada supplier / pemasok. Sehingga mereka juga bisa memastikan ketersediaan di rentang waktu tersebut.

Sistem Supermarket

Sistem supermarket merupakan pendekatan Min-Max planning. Artinya tiap produk sudah dibuatkan kuota penyimpanannya. Jika periode order-nya (pembelian / pasokannya) adalah sekali dalam seminggu, maka stok yang harus selalu tersedia adalah minimal kebutuhan satu minggu penjualan /konsumsi ditambah faktor safety untuk mengantisipasi lonjakan. Tentunya nilai safety ini bisa dilihat dari penjualan historis.

Action Plan

Tentunya yang paling penting dalam perencanaan adalah eksekusi. Planning yang harus dibuat perlu selalu dimonitor. Karenanya system perlu membantu membuatkan notifikasi jika ada kejadian-kejadian yang melewati ambang batas baik untuk kondisi inventory yang terlalu berlebih maupun kurang.

Pengelola inventory tidak perlu berdebat soal akurasi forecast, karena forecast akan selalu error. Namun dengan semangat menimalkan tingkat error, seorang inventory planner harus mampu memberikan rekomendasi strategy yang tepat untuk memastikan ketersediaan produk.

Advertisements