Pengelolaan Tempat Penyimpanan yang Baik dan Benar

Kualitas produk tidak hanya berkaitan dengan manfaat dari suatu produk yang bisa diambil ataupun dari cara pembuatannya, tapi juga ditunjang oleh cara pendistribusian terutama cara penyimpanan yang tepat. Membangun kualitas merupakan tanggung jawab mulai dari pabrikan obat, distribusi, hingga outlet pengecer seperti Apotek, Rumah Sakit, dan sebagainya. Dengan kualitas suatu produk atau layanan akan lebih memiliki nilai tambah yang bermanfaat baik bagi konsumen maupun penjual.

[Updated 15 April 2013 – with Original Text Reference from WHO Technical Series]. Klik pada link berikut untuk download… GSP-WHO_s18675en

Apa itu Good Storage Practice (GSP)?

GSP merupakan panduan mengenai cara penyimpanan produk yang baik dan benar. Umumnya banyak dijadikan pedoman di industri farmasi. Panduan ini tentunya sudah menjadi standar di lingkungan industri, namun dengan lingkup yang lebih sederhana tetap dapat diaplikasikan dalam pengelolaan bisnis retail.

Kenapa membutuhkan GSP?

Pada dasarnya melalui GSP kita ingin memastikan bahwa produk yang akan kita berikan ke pelanggan haruslah selalu dalam kualitas yang baik dan aman untuk digunakan. Dengan demikian konsumen dapat merasa nyaman dan ama ketika mereka mengetahui bahwa produk yang mereka beli sudah melalui rangkaian proses yang benar.

Komponen dalam GSP

Pengelolaan Penyimpanan yang baik dan benar mengatur beberapa aspek antara lain:

  1. Tempat Penyimpanan
  2. Fasilitas penyimpanan
  3. Sumber Daya Manusia
  4. Pengelolaan stok
  5. Dokumentasi

Berikut ini akan diulas gambaran umum dari tiap-tiap komponen yang dianggap paling pokok untuk dapat diaplikasikan dalam keseharian.

Tempat Penyimpanan

Tempat penyimpanan atau gudang memiliki persyaratan umum, misalnya lokasi, ukuran, perlengkapan yang dibutuhkan, kemudian alat ukur suhu dan kelembaban, dan juga pengendalian hama/serangga/hewan pengganggu.

Ukuran Gudang

Ruang penyimpanan harus dipastikan mampu menampung segala kebutuhan penyimpanan berbagai jenis produk, dengan tujuan menghindari bercampurnya antar satu produk dengan produk yang lain ataupun produk yang dalam kondisi baik atau rusak.

Kebutuhan Penyimpanan

Umumnya tempat penyimpanan harus memiliki pemisah untuk kategori produk yang satu dengan yang lain. Misalnya untuk produk yang rusak dengan yang baik, untuk obat yang bersuhu dingin dengan yang suhu ruangan, dan sebagainya. Area khusus juga mungkin diperlukan misalnya untuk penerimaan atau pengeluaran barang.

Kondisi Penyimpanan

Tempat penyimpanan biasanya memiliki persyaratan suhu dan kelembaban yang harus selalu dapat diawasi. Dalam hal ini aspek yang perlu dipertimbangkan antara lain: lokasi dan/atau jumlah titik pengawasan suhu yang dapat mewakili kondisi ruangan. Alat ukur tersebut juga harus memiliki standar ukuran yang sudah terkalibrasi (biasanya melalui BMG). Dan yang terakhir frekuensi pengawasan juga perlu diatur untuk memastikan bahwa kondisi gudang selalu terpantau dengan cukup.

Lebih spesifik lagi untuk produk-produk tertentu memiliki kondisi penyimpanan yang khusus, misalnya tidak boleh dijadikan satu dengan produk lain, harus tersimpan dalam tempat yang terkunci, dan lain sebagainya.

Dan yang tidak kalah penting tempat penyimpanan harus memenuhi standar keamanan dan juga kualitas produk yang disimpan.

Pengendalian Serangga/Hewan pengganggu

Tempat penyimpanan biasanya juga tidak luput dari gangguan serangga/hewan pengganggu, karena itu perlu adanya sistem pengawasan yang baik. Diawali dengan program pengecekan rutin yang sudah dibuat jadwalnya. Sangat disarankan untuk menggunakan Layanan outsource yang memiliki kompentensi lebih baik. Kemudian material yang digunakan untuk menghindari gangguan serangga tidak boleh yang dapat merusak kualitas produk. Dan yang terakhir, setiap aktivitas pengecekan tersebut terdokumentasi untuk memudahkan pengawasan rutin.

Fasilitas Penyimpanan

Fasilitas umum yang perlu tersedia dalam penyimpanan antara lain pencahayaan yang cukup, dan pendingin (AC) jika diperlukan. Sementara itu fasilitas yang berkaitan dengan keamanan antara lain, perlengkapan keamaan individu, tanda pengaman, alarm, dan pemadam kebakaran.

Jika memiliki gudang yang cukup besar keberadaan forklift ataupun troli juga diperlukan untuk memudahkan penanganan pemindahan barang. Disamping itu keberadaan komputer untuk memantau kondisi stok sangat penting, terutama jika ragam produk sangat banyak dan aliran produk bergerak juga sangat cepat, sehingga produk lebih terpantau dan mengurangi resiko terjadinya selisih stok.

Jika produk tertentu memiliki kondisi penyimpanan tertentu, keberadaan generator listrik diperlukan untuk mengantisipasi jika terjadi mati listrik.

Sumber Daya Manusia

Seluruh personel yang bekerja di areal penyimpanan perlu mendapatkan pelatihan mengenai cara penyimpanan yang baik, peraturan, prosedur operasional, dan prosedur keamanan.

Personel yang bekerja di areal penyimpanan juga perlu menggunakan perlengkapan ataupun pakaian yang bisa melindungi atau tidak menyebabkan produk menjadi terkontaminasi.

Pengelolaan Stok

Pengelolaan stok meliputi aktivitas antara lain (1) pengecekan pada saat penerimaan produk, (2) pengawasan stok, (3) pengeluaran produk, pengepakan, dan transportasi, dan (4) pemusnahan produk.

Proses penerimaan barang

Setiap kali terjadi aktivitas penerimaan barang perlu dilakukan pengecekan antara lain: Kemasannya tidak rusak, jumlah yang diantar, label produk, nama dan alamat pemasok. Berkaitan dengan produk farmasi, nomer batch dan juga tanggal kadaluarsa harus diperiksa.

Pengendalian stok dan tempat penyimpanan

Sistem pergudangan harus dibuat sistematis, misalnya ruang untuk pergerakan barang atau petugas gudang agar mudah bergerak, kemudian proses pengecekan barang, dan juga penggunaan kartu stok untuk mengawasi pergerakan barang.

Penggunaan label juga diperlukan untuk mengetahui apakah produk dalam kondisi baik, rusak, atau masih dalam pengecekkan. Dan yang penting juga adalah secara rutin dilakukan perhitungan stok untuk menghindari selisih stok.

Pengeluaran produk

Untuk produk farmasi umumnya pengeluaran produk mengikuti mekanisme FEFO (First Expiry First Out), artinya produk yang memiliki masa kadaluarsa yang lebih dekat harus diprioritaskan untuk dikeluarkan terlebih dahulu. Perlu dipastikan pula bahwa setiap pengeluaran barang selalu dilakukan pengecekan terlebih dahulu untuk menghindari kesalahan.

Produk-produk yang sudah dikeluarkan perlu dipastikan sudah diterima oleh pembeli dengan lengkap.

Barang retur

Dalam menangani barang yang diretur yang paling utama adalah tersedianya prosedur tertulis mengenai barang retur. Terutama mengenai kapan barang boleh retur, berapa banyak, dan syarat-syarat lainnya.

Barang retur harus dipisahkan dengan barang yang reguler, dan diberi label untuk memperjelas pembedanya. Karena barang retur perlu dicek terlebih dahulu mengenai kondisi keamanan dan juga kualitasnya.

Barang rusak

Penanganan barang-barang yang rusak juga perlu diatur dalam prosedur tertulis, umumnya membahas mengenai pemisahaan untuk lokasi penyimpanan, label produk, pengecekan, dan juga mekanisme pemusnahannya.

Pemusnahan barang

Pemusnahan produk farmasi tentunya tidak bisa sembarangan, dan perlu diatur dalam prosedur tertulis. Biasanya dari setiap pabrikan produk dan juga dari pemerintah mengeluarkan aturan mengenai tata cara pemusnahan untuk menghindari penyalahgunaan ataupun dampak-dampak yang diakibatkan dari pemusnahan produk tersebut.

Dokumentasi

Disamping menjalankan operasional penyimpanan dengan benar, yang tidak terkalah penting untuk memastikan bahwa semua operasional dijalankan sebagaimana mestinya yaitu dokumentasi terutama berkaitan dengan proses penyimpanan.

Dokumentasi terhadap setiap aktivitas penyimpanan sangat penting, pertama untuk menghindari terjadinya kekeliruan dan kebingungan akibat banyaknya transaksi yang berjalan. Kedua, dokumentasi dapat digunakan sebagai panduan kerja sehingga dapat memastikan tidak ada aktivitas yang terlewati. Ketiga, digunakan untuk melakukan pelacakan terutama jika terjadi ketidaksesuaian misalnya selisih stok, barang hilang, kelebihan, dan sebagainya. Dan yang terakhir, dokumentasi memang merupakan persyaratan yang diwajibkan ketika kita melakukan aktivitas penyimpanan produk, terutama produk-produk farmasi.

Tipe-tipe Dokumen

Dokumentasi yang dimaksud di atas sangat beragam, antara lain:

  1. Prosedur, merupakan dokumen yang berisi penjabaran atau instruksi suatu aktivitas. Umumnya prosedur berisi mengenai penjelasan, flowchart, dan juga diagram/gambar.
  2. Pencatatan, merupakan dokumen yang berisi catatan dari suatu aktivitas. Bentuknya dapat berupa hard copy seperti kartu stok, buku catatan, dan juga dapat berupa soft copy.

Pengelolaan Dokumen

Karena banyaknya dokumen yang dimiliki dalam satu organisasi, maka perlu dokumen-dokumen tersebut perlu dikelompokkan menjadi (1) Salinan utama, (2) kontrol distribusi, (3) Salinan yang tidak diawasi, (4) Proses penarikan, dan (5) Salinan yang sudah tidak berlaku.

Penyimpanan Dokumen

Dokumen-dokumen tersebut sangat penting, sehingga perlu disimpan dalam tempat yang aman. Kemudian selalu dilakukan review secara periodik, supaya jika ada perubahan aktivitas dapat langsung tersedia dokumentasinya.

Dokumen-dokumen tersebut juga harus bisa diakses dengan mudah oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Dan untuk dokumen yang sudah tidak terpakai dapat dihancurkan atau dimusnahkan sesuai dengan ketentuan, misalnya yang sudah lebih dari 5 tahun atau prosedur yang sudah lama tidak berlaku.

Kesimpulan

Memahami dan mengaplikasikan GSP sangat penting untuk menjaga kualitas produk, dan bisa dijadikan nilai jual karena organisasi kita telah mengikuti tata cara penyimpanan yang sudah diatur dalam standar internasional.