Pengelolaan Tempat Penyimpanan yang Baik dan Benar
Kualitas produk tidak hanya berkaitan dengan manfaat dari suatu produk yang bisa diambil ataupun dari cara pembuatannya, tapi juga ditunjang oleh cara pendistribusian terutama cara penyimpanan yang tepat. Membangun kualitas merupakan tanggung jawab mulai dari pabrikan obat, distribusi, hingga outlet pengecer seperti Apotek, Rumah Sakit, dan sebagainya. Dengan kualitas suatu produk atau layanan akan lebih memiliki nilai tambah yang bermanfaat baik bagi konsumen maupun penjual.
[Updated 15 April 2013 – with Original Text Reference from WHO Technical Series]. Klik pada link berikut untuk download… GSP-WHO_s18675en
Apa itu Good Storage Practice (GSP)?
GSP merupakan panduan mengenai cara penyimpanan produk yang baik dan benar. Umumnya banyak dijadikan pedoman di industri farmasi. Panduan ini tentunya sudah menjadi standar di lingkungan industri, namun dengan lingkup yang lebih sederhana tetap dapat diaplikasikan dalam pengelolaan bisnis retail.
Kenapa membutuhkan GSP?
Pada dasarnya melalui GSP kita ingin memastikan bahwa produk yang akan kita berikan ke pelanggan haruslah selalu dalam kualitas yang baik dan aman untuk digunakan. Dengan demikian konsumen dapat merasa nyaman dan ama ketika mereka mengetahui bahwa produk yang mereka beli sudah melalui rangkaian proses yang benar.
Komponen dalam GSP
Pengelolaan Penyimpanan yang baik dan benar mengatur beberapa aspek antara lain:
- Tempat Penyimpanan
- Fasilitas penyimpanan
- Sumber Daya Manusia
- Pengelolaan stok
- Dokumentasi
Berikut ini akan diulas gambaran umum dari tiap-tiap komponen yang dianggap paling pokok untuk dapat diaplikasikan dalam keseharian.
Tempat Penyimpanan
Tempat penyimpanan atau gudang memiliki persyaratan umum, misalnya lokasi, ukuran, perlengkapan yang dibutuhkan, kemudian alat ukur suhu dan kelembaban, dan juga pengendalian hama/serangga/hewan pengganggu.
Ukuran Gudang
Ruang penyimpanan harus dipastikan mampu menampung segala kebutuhan penyimpanan berbagai jenis produk, dengan tujuan menghindari bercampurnya antar satu produk dengan produk yang lain ataupun produk yang dalam kondisi baik atau rusak.
Kebutuhan Penyimpanan
Umumnya tempat penyimpanan harus memiliki pemisah untuk kategori produk yang satu dengan yang lain. Misalnya untuk produk yang rusak dengan yang baik, untuk obat yang bersuhu dingin dengan yang suhu ruangan, dan sebagainya. Area khusus juga mungkin diperlukan misalnya untuk penerimaan atau pengeluaran barang.
Kondisi Penyimpanan
Tempat penyimpanan biasanya memiliki persyaratan suhu dan kelembaban yang harus selalu dapat diawasi. Dalam hal ini aspek yang perlu dipertimbangkan antara lain: lokasi dan/atau jumlah titik pengawasan suhu yang dapat mewakili kondisi ruangan. Alat ukur tersebut juga harus memiliki standar ukuran yang sudah terkalibrasi (biasanya melalui BMG). Dan yang terakhir frekuensi pengawasan juga perlu diatur untuk memastikan bahwa kondisi gudang selalu terpantau dengan cukup.
Lebih spesifik lagi untuk produk-produk tertentu memiliki kondisi penyimpanan yang khusus, misalnya tidak boleh dijadikan satu dengan produk lain, harus tersimpan dalam tempat yang terkunci, dan lain sebagainya.
Dan yang tidak kalah penting tempat penyimpanan harus memenuhi standar keamanan dan juga kualitas produk yang disimpan.
Pengendalian Serangga/Hewan pengganggu
Tempat penyimpanan biasanya juga tidak luput dari gangguan serangga/hewan pengganggu, karena itu perlu adanya sistem pengawasan yang baik. Diawali dengan program pengecekan rutin yang sudah dibuat jadwalnya. Sangat disarankan untuk menggunakan Layanan outsource yang memiliki kompentensi lebih baik. Kemudian material yang digunakan untuk menghindari gangguan serangga tidak boleh yang dapat merusak kualitas produk. Dan yang terakhir, setiap aktivitas pengecekan tersebut terdokumentasi untuk memudahkan pengawasan rutin.
Fasilitas Penyimpanan
Fasilitas umum yang perlu tersedia dalam penyimpanan antara lain pencahayaan yang cukup, dan pendingin (AC) jika diperlukan. Sementara itu fasilitas yang berkaitan dengan keamanan antara lain, perlengkapan keamaan individu, tanda pengaman, alarm, dan pemadam kebakaran.
Jika memiliki gudang yang cukup besar keberadaan forklift ataupun troli juga diperlukan untuk memudahkan penanganan pemindahan barang. Disamping itu keberadaan komputer untuk memantau kondisi stok sangat penting, terutama jika ragam produk sangat banyak dan aliran produk bergerak juga sangat cepat, sehingga produk lebih terpantau dan mengurangi resiko terjadinya selisih stok.
Jika produk tertentu memiliki kondisi penyimpanan tertentu, keberadaan generator listrik diperlukan untuk mengantisipasi jika terjadi mati listrik.
Sumber Daya Manusia
Seluruh personel yang bekerja di areal penyimpanan perlu mendapatkan pelatihan mengenai cara penyimpanan yang baik, peraturan, prosedur operasional, dan prosedur keamanan.
Personel yang bekerja di areal penyimpanan juga perlu menggunakan perlengkapan ataupun pakaian yang bisa melindungi atau tidak menyebabkan produk menjadi terkontaminasi.
Pengelolaan Stok
Pengelolaan stok meliputi aktivitas antara lain (1) pengecekan pada saat penerimaan produk, (2) pengawasan stok, (3) pengeluaran produk, pengepakan, dan transportasi, dan (4) pemusnahan produk.
Proses penerimaan barang
Setiap kali terjadi aktivitas penerimaan barang perlu dilakukan pengecekan antara lain: Kemasannya tidak rusak, jumlah yang diantar, label produk, nama dan alamat pemasok. Berkaitan dengan produk farmasi, nomer batch dan juga tanggal kadaluarsa harus diperiksa.
Pengendalian stok dan tempat penyimpanan
Sistem pergudangan harus dibuat sistematis, misalnya ruang untuk pergerakan barang atau petugas gudang agar mudah bergerak, kemudian proses pengecekan barang, dan juga penggunaan kartu stok untuk mengawasi pergerakan barang.
Penggunaan label juga diperlukan untuk mengetahui apakah produk dalam kondisi baik, rusak, atau masih dalam pengecekkan. Dan yang penting juga adalah secara rutin dilakukan perhitungan stok untuk menghindari selisih stok.
Pengeluaran produk
Untuk produk farmasi umumnya pengeluaran produk mengikuti mekanisme FEFO (First Expiry First Out), artinya produk yang memiliki masa kadaluarsa yang lebih dekat harus diprioritaskan untuk dikeluarkan terlebih dahulu. Perlu dipastikan pula bahwa setiap pengeluaran barang selalu dilakukan pengecekan terlebih dahulu untuk menghindari kesalahan.
Produk-produk yang sudah dikeluarkan perlu dipastikan sudah diterima oleh pembeli dengan lengkap.
Barang retur
Dalam menangani barang yang diretur yang paling utama adalah tersedianya prosedur tertulis mengenai barang retur. Terutama mengenai kapan barang boleh retur, berapa banyak, dan syarat-syarat lainnya.
Barang retur harus dipisahkan dengan barang yang reguler, dan diberi label untuk memperjelas pembedanya. Karena barang retur perlu dicek terlebih dahulu mengenai kondisi keamanan dan juga kualitasnya.
Barang rusak
Penanganan barang-barang yang rusak juga perlu diatur dalam prosedur tertulis, umumnya membahas mengenai pemisahaan untuk lokasi penyimpanan, label produk, pengecekan, dan juga mekanisme pemusnahannya.
Pemusnahan barang
Pemusnahan produk farmasi tentunya tidak bisa sembarangan, dan perlu diatur dalam prosedur tertulis. Biasanya dari setiap pabrikan produk dan juga dari pemerintah mengeluarkan aturan mengenai tata cara pemusnahan untuk menghindari penyalahgunaan ataupun dampak-dampak yang diakibatkan dari pemusnahan produk tersebut.
Dokumentasi
Disamping menjalankan operasional penyimpanan dengan benar, yang tidak terkalah penting untuk memastikan bahwa semua operasional dijalankan sebagaimana mestinya yaitu dokumentasi terutama berkaitan dengan proses penyimpanan.
Dokumentasi terhadap setiap aktivitas penyimpanan sangat penting, pertama untuk menghindari terjadinya kekeliruan dan kebingungan akibat banyaknya transaksi yang berjalan. Kedua, dokumentasi dapat digunakan sebagai panduan kerja sehingga dapat memastikan tidak ada aktivitas yang terlewati. Ketiga, digunakan untuk melakukan pelacakan terutama jika terjadi ketidaksesuaian misalnya selisih stok, barang hilang, kelebihan, dan sebagainya. Dan yang terakhir, dokumentasi memang merupakan persyaratan yang diwajibkan ketika kita melakukan aktivitas penyimpanan produk, terutama produk-produk farmasi.
Tipe-tipe Dokumen
Dokumentasi yang dimaksud di atas sangat beragam, antara lain:
- Prosedur, merupakan dokumen yang berisi penjabaran atau instruksi suatu aktivitas. Umumnya prosedur berisi mengenai penjelasan, flowchart, dan juga diagram/gambar.
- Pencatatan, merupakan dokumen yang berisi catatan dari suatu aktivitas. Bentuknya dapat berupa hard copy seperti kartu stok, buku catatan, dan juga dapat berupa soft copy.
Pengelolaan Dokumen
Karena banyaknya dokumen yang dimiliki dalam satu organisasi, maka perlu dokumen-dokumen tersebut perlu dikelompokkan menjadi (1) Salinan utama, (2) kontrol distribusi, (3) Salinan yang tidak diawasi, (4) Proses penarikan, dan (5) Salinan yang sudah tidak berlaku.
Penyimpanan Dokumen
Dokumen-dokumen tersebut sangat penting, sehingga perlu disimpan dalam tempat yang aman. Kemudian selalu dilakukan review secara periodik, supaya jika ada perubahan aktivitas dapat langsung tersedia dokumentasinya.
Dokumen-dokumen tersebut juga harus bisa diakses dengan mudah oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Dan untuk dokumen yang sudah tidak terpakai dapat dihancurkan atau dimusnahkan sesuai dengan ketentuan, misalnya yang sudah lebih dari 5 tahun atau prosedur yang sudah lama tidak berlaku.
Kesimpulan
Memahami dan mengaplikasikan GSP sangat penting untuk menjaga kualitas produk, dan bisa dijadikan nilai jual karena organisasi kita telah mengikuti tata cara penyimpanan yang sudah diatur dalam standar internasional.
May 18, 2009 at 7:50 am
Kami memerlukan SOP product Recall, bagaimana caranya agar saya dapat memperoleh informasinya ?
May 19, 2009 at 12:36 am
SOP sepertinya sangat jarang untuk ditemukan, karena tiap perusahaan memiliki policy yang berbeda.
Tapi secara Singkat mengenai product recall:
1. Informasi product recall wajib dikomunikasikan ke seluruh saluran distribusi secepatnya. Biasanya 2×24 jam. Informasi ini bersifat resmi dan ditandatangani oleh pimpinan.
2. Informasi yang diterima sekaligus mengindikasikan bahwa transaksi untuk produk tersebut harus dihentikan.
3. Tersedianya sistem pelacakan distribusi produk hingga tingkat agen / retailer.
4. Product recall dikembalikan ke up-tier secepatnya. Misalnya dalam 3 hari.
5. Product recall biasanya disertai dengan berita acara.
6. Memastikan dan monitoring antara informasi distribusi dengan product yang berhasil di-recall.
7. Membuat laporan mengenai pelaksanaan product recall.
8. Ada baiknya produk yang direcall tersebut dikelompokkan mana saja yang masih dalam kondisi baik dan mana yang tidak. untuk mengantisipasi saja.
9. Product recall segera dipisahkan dari produk yang reguler dan diberi tanda untuk menghindari kesalahan.
May 28, 2009 at 8:33 am
Jadi apakah ada perbedaan antara Good Storage Practice dengan Good Warehouse Practice ya ?
May 28, 2009 at 9:06 am
Term yang sering digunakan biasanya Good Manufacturing Practise (GMP), Good Distribution Practice (GDP), dan Good Storage Practice (GSP).
Mungkin hanya perbedaan penggunaan kata Storage dan Warehouse. Saking bervariasinya sering juga disebut sebagai GxP.
Saya sendiri melihat warehouse lebih kepada physical-nya. Sementara jika bicara storage cenderung pada pengelolaan yang ada di dalam warehouse itu.
Praktek-praktek ini muncul seiring dengan tingginya standar yang diperlukan untuk penanganan produk-produk seperti Farmasi, narkotika, dan bahan-bahan kimia lainnya.
March 5, 2010 at 3:53 pm
Salam kenal,
Saat ini saya sedang mencoba mencari formula yang efektif untuk meningkatkan perform di tempat kerja saya, terutama mengenai Warehouse Management. Mulai dari Proses Receive, Manage, Delivery, dan ga lupa proses Return.
Ada tips2 yang bermanfaat ga ya, ato ada source artikel untuk bisa saya link di blog saya..?
Thanks.
April 1, 2010 at 3:24 am
Menurut GSP harus dilakukan maping temperature gudang, bisa bantu teknik mapingnya bagaimana, gudang harus dibagi menjadi berapa bagian dengan luas standard berapa dan dilakukan berapa lama.
Trims ya.
May 20, 2010 at 8:35 am
salam kenal,
info yg bermanfaat.
kalau boleh tahu, peraturan resminya tentang GSP ini dimana yah?
thanks ya..
May 2, 2011 at 3:19 am
perusahaan sy bekerja bergerak dibdg retail supermarket, namun sy mempunyai kendala dlm penanganan item recehan digudang store terutama stlh grand opening brg jd byk yg over, kira2 ada ngak ya solusi efektif utk penanganan item receh tsb?
May 3, 2011 at 1:45 am
ruangan mana saja di dalam pabrik yang harus di kontrol suhunya? apakah ada referensi untuk standar suhu di tiap ruangan tersebut?
May 4, 2011 at 4:42 am
ruangan yang harus dikontrol tentunya adalah yang terkait dengan produk dan juga produksi. misalnya: gudang bahan baku, tempat penerimaan barang, tempat pengeluaran, penyimpanan sementara. Sementara untuk ruang administrasi / operator memang bukan syarat wajib untuk dilakukan kontrol.
Ruangan yang luas pun memungkinkan membutuhkan kontrol suhu di beberapa titik. karena satu alat kontrol biasanya hanya memiliki efektivitas radius tertentu.
April 1, 2013 at 5:02 pm
Apakah ada pelatihan mengenai GSP ini , dimana dan kapan ?
Karena kami sangat membutuhkan pengetahuan ini
Terimakasih
June 6, 2013 at 4:13 pm
Terimakasih banyk atas informasinya,,salam kenal..
September 17, 2013 at 7:16 pm
sya ingin menanyakan untuk proses packing mnurut GSP itu, sbnr.a ada aturannya tersendri atau tidak?
dan dlam proses packing trsbt langkah” apa yg harus dilakukan untuk mengurangi kesalahan atau kekurangan dalam proses packing itu sndri?
mhn di respon
trimakasih
June 17, 2014 at 12:49 pm
artikel bagus sekali mohon bantuan nya bagaimana mengatur produk farmasi yg jumlahnya lbh dari seribu macam. Terima kasih.
January 21, 2015 at 2:47 pm
Untuk penyimpanan produk farmasi, bisa menggunakan:
1. pengkategorian produk berdasarkan kelas terapi.
2. Produk dengan expiry date lebih dekat diletakkan diposisi terdepan
3. Satu lokasi rak hanya untuk menyimpan satu jenis produk (sku number)
4. Selalu mencatat posisi produk menggunakan system untuk mempermudah pengendalian dan pengawasan
5. Batasi penyediaan jenis produk untuk kelas terapi yang sama. Misalnya untuk satu kelas terapi dibatasi hanya 3-5 merek utama saja (terdiri dari branded dan generik)
January 20, 2015 at 1:28 am
Terimakasih info nya…
Untuk gudang penyimpanan produk jadi teh kering standar suhu dan kelembabannya berapa ya ? kalau untuk bahan baku tehnya berapa juga suhu dan kelembabannya ?
terimakasih atas jawabannya..
salam
January 21, 2015 at 2:41 pm
Saya pernah membaca artikel yang menyebutkan teh kering baik disimpan disuhu 5 derajat C. Hal tersebut akan mempertahankan aroma, warna, dan kesegaran daun teh jika dikemas tertutup bahkan hingga 6 bulan.
Penyimpanan di suhu ruangan 25 derajat dapat mengakibatkan aroma agak berubah, walaupun dari sisi warna tidak ada perubahan.
Penyimpanan di suhu dingin (di bawah 0 derajat C) juga sama baiknya, namun akan ada perubahaan kelembaban pada permukaan daun begitu kemasan dibuka.
February 4, 2015 at 8:58 am
kalo secara garis besar apa yang harus dilperhatikan dalam penyimpanan obat di apotek??
February 4, 2015 at 3:51 pm
1. Batasi jenis merek untuk tiap kelas terapi, sehingga akan mengurangi resiko kerugian produk expired
2. Pastikan membeli dari distributor resmi, untuk mendapatkan kemudahan retur
3. FEFO harus dijalankan dengan cara menempatkan produk dengan ED terdekat di baris terdepan
4. Gunakan software untuk mengelola pergerakan inventory: pembelian, penyimpanan, penjualan
5. Tersedia alat monitor suhu, kartu stok
6. Buat klasifikasi produk berdasarkan nilai barang dan pareto penjualan, sehingga bisa dikelola produk mana yang bisa disimpan lebih banyak
July 31, 2015 at 3:18 am
Apakah ada nilai temperature dan kelembaban tertentu yang di atur secara spesifik untuk penyimpanan kemasan plastic di gudang, jika ada mohon dapat di share, terimakasih sebelumnya.
December 30, 2015 at 2:23 am
Biasanya dari Supplier memberikan informasi MSDS (Material Safety Data Sheet) yang memberikan informasi standar penyimpanan produk. Kemasan Plastic cukup beragam jenisnya, ada yang flexible, kaku, botol, tube, tebal, tipis, vacum, dsb. Masing-masing jenis memiliki standar yang berbeda.
Namun secara umum untuk penyimpanan plastik:
1. Suhu di bawah 30 derajat C, kelembaban normal.
2. memiliki area tertutup (bebas debu)
3. memiliki kemasan utama yang steril (tidak terbuka sejak dikirimkan dari supplier / keluar dari area produksi)
November 11, 2015 at 4:39 am
bagaimana jika untuk gudang penyimpanan kemasan (master carton, bag) yang jumlahnya terlalu over load dan jenisnya bermacam2. terima kasih
November 11, 2015 at 9:53 am
Problem overload dibagi menjadi dua hal: space-nya tidak sesuai dengan kebutuhan, atau produknya kelebihan karena over planning. Jika over planning, solusinya dengan memperbaiki inventery strategy. Sedangkan jika spacenya yang kurang, kita bisa meminta Vendor untuk menyimpan sementara.